Sunday, December 12

ADMINISTRACION Y CONTROL DEL EFECTIVO.

ESTABLECIENDO MECANISMOS DE CONTROL.


Administrar el efectivo es saber valorar las fuentes que nos generan dicho ingresos, en el sentido que el efectivo es el medio por el cual la empresa puede obtener los bienes y servicios para su debida operatividad.

Finalidades del control del efectivo.
1 Gestionar en base a prioridades su utilización, evitando ser mal invertido
2 Planificar su utilización en función de la actividad de la empresa y establecer mecanismos de control que prevengan el robo o mal manejo de dicho efectivo.

Para el manejo y control del efectivo hay que tomar en cuenta los siguientes aspectos:

A) Se debe establecer una descentralización, de tal forma que deben ser personas diferentes las que: 1- El que recibe el dinero (cajero), 2- El que contabiliza (Auxiliar contable), 3- El que deposita (personal de servicio) y 4- El que controla o verifica (auditor interno). En caso de que el negocio sea pequeño y pertenezca a un solo propietario, la descentralización quedaría sin efecto, ya que dicha persona asumiría tal responsabilidad.

B) Todos los ingresos generados por ventas de contado y cobros recibidos de un día, deberán remesarse en forma íntegra (100%) al banco respectivo, el día hábil siguiente después de realizada la operación diaria.

C) Todos los pagos que la empresa efectué deben realizarse emitiendo cheques, de preferencia Cheque Boucher, para que pueda existir en el documento una explicación razonable de dicho pago y su respectiva aplicación contable

D) Deben establecerse fondos de caja chica en los departamentos estratégicos, a fin de solventar pagos de cuantía pequeña y de esta forma evitar problemas operativos por falta de fondos.

El control y manejo del efectivo es un tema muy delicado cuando la empresa comienza a tener cierto volumen de actividad y tenemos que tener muy en cuenta como se genera el ingreso de efectivo, los desembolsos a efectuar y su respectiva custodia.
Los ingresos  un negocio dependen exclusivamente de la naturaleza de las actividades.
- ventas de mostrador o ventas al contado que se realizan en la sala de ventas.
- Cobros a clientes por ventas anteriores al crédito.
- Pago de clientes por medio de depósitos realizados en el banco.
- Venta a domicilio.

Ventas de contado en sala de ventas.
El punto de referencia donde convergen la mayoría de los clientes es la sala de ventas. Siendo imprescindible en este caso que la máquina registradora posea un código de barras para una mejor atención al cliente, asimismo es necesario que dicha operación independientemente sea al contado o al crédito debería estar adaptado a un modulo contable donde se registre por un lado el ingreso del efectivo por la venta realizada, la aplicación del cobro y disminuyan los inventarios por la salida de la mercancía o producto vendido.

Es conveniente recordar que deben existir de acuerdo al marco legal el número de copias requeridas de los comprobantes, ya sea de facturas o C.C.F., y así  poder cumplir con esta normativa legal, tomando en cuenta que en caso de ser necesario y para efectos de control interno se pueden emitirse las copias necesarias para poder documentar los ingresos por ventas de contado.

Cobro a clientes por ventas al crédito.
El departamento de créditos y cobros, es el encargado de recuperar los montos otorgados a los clientes y que fueron concedidos con el respectivo aval de ellos.
Los documentos para cobro como letras de cambio, pagare, facturas, comprobantes de crédito fiscal, deben ser entregados diariamente a los vendedores y gestores de cobro, listándolos en un informe de documentos de cobro que puede hacerse en triplicado para el cobrador, caja general y para el departamento de créditos y cobros. Dicho informe puede contener:
* Clase y número de documento.
* Nombre del deudor del documento.
* Importe de dicho documento.
* una casilla que se llene si fue cobrado.
* Una casilla que se llene si fue devuelto.
* Fecha y numero de informe.
* Firmas de: recibir el documento, recibir el importe de la cobranza y firma de recibir documentos devueltos.

En algunas empresas se acostumbra pagar las comisiones a los vendedores no por las ventas realizadas si no por los cobros recuperados, lo cual en mi opinión personal es conveniente y oportuno. Estos cobros realizados por los vendedores o gestores de la cartera de clientes, luego de su verificación y control son enviados a caja general de la sala de ventas para ser incluidos en los ingresos del día.

Pagos de los clientes por medio de depósitos realizados en el banco.
Algunos clientes por diversas circunstancias solicitan el número de cuenta corriente o en algunos casos el número de cuenta de ahorro de la empresa, quien con la debida precaución puede concedérselas. En este caso el cliente deposita o remesa en la fecha de pago correspondiente a la cuenta de la empresa. Si el banco no remite la correspondiente nota de abono, el contador debe estar pendiente cuando al final del mes el banco adjunta al estado de cuentas todas las notas de abono correspondientes y realizar las aplicaciones contables del caso, debiendo informar al departamento de créditos y cobros para su respectiva actualización y control.

La venta a domicilio.
Es otra forma de llevar efectivo a la caja general. En este caso, la mercancía o servicio es despachado y al momento de entregar el vendedor el producto o servicio recibe el efectivo que posteriormente al regresa a la empresa debe reportar dicha venta y entregar el efectivo correspondiente a la caja general.

Las salidas de efectivo, Control y vigilancia.
La comprobación y vigilancia de los egresos es una labor sencilla y practica, pero igual es importante su respectivo seguimiento y control, siendo necesario para esta actividad que exista la autorización respectiva de un ejecutivo de la empresa y que sea comprobado por un documento que justifique dicha salida.
Para que la administración y control del efectivo posea la eficiencia requerida es muy importante poder realizar de forma periodice y sin previo aviso un arqueo de caja general, esto con el único propósito de corroborar y prevenir el buen manejo del efectivo.  A continuación veamos un formato de arqueo de caja general.

A manera de conclusión detallamos los cuatro principios que se aplican en el manejo del efectivo y los cuales utilizados de forma correcta nos ayudaran a hacer un buen manejo de las entradas y salidas de dicho efectivo.

PRINCIPIOS
EJEMPLOS
1- Se deben incrementar las entradas de efectivo.
- Incrementando el volumen de ventas.
- Incrementando el precio de venta.
- eliminando descuentos.
- Fortaleciendo la venta de los productos que tienen mayor de contribución.
2- Tenemos que acelerar las entradas de efectivo.
- Darle mayor énfasis a la venta de       contado.
- Solicitar anticipos a los clientes.
- Minimizar los plazos de crédito.
3- Planificar y disminuir las salidas de efectivo.
- Negociar estratégicamente mejores condiciones de precios con los proveedores.
- Programar fechas específicas para el pago a proveedores.
- manejar un plan de austeridad en todos los departamentos.
- Realizar bien las cosas desde la primera vez. (Implementando el programa de calidad.)

4- Debemos demorar las salidas de efectivo.
- Hay que negociar con los proveedores plazos de pago más largos.
- Adquirir los inventarios y otros activos aplicando el justo a tiempo o sea cuando realmente se vayan a necesitar.
Bibliografia consultada:
Gerardo Guajardo-Contabilidad.
romelia.comli.com

6 comentarios:

business classifications said...

He encontrado cosas muy interesantes en su blog. Gracias por compartir.

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edwin adolfo ceron rommel said...

porfavor me podrian explicar que va en pago de documentos en la ultima columna de la conciliacion y que es fondo de cambio. porfavor

EConta respondió...

Con mucho gusto:
Fondo de cambio, es el dinero que tiene asignado el cajero de manera permanente y que utiliza por ejemplo cuando alguien me cancela con un billete de $ 20.00 y supongamos que el cliente está pagando $ 4.60 y el cajero le tiene que dar vuelto o cambio por $ 15.40
Este fondo se utiliza cuando se efectúan las primeras ventas y a veces no tenemos líquido o efectivo para no perder la venta por falta de cambio. Es aconsejable que este fondo este constituido por denominaciones pequeñas como billetes de a $ 1.00, $ 5.00 o bien moneda fraccionara.
Pago documentos:
Muchas veces la cajera o en su caso el cajero, es como una salida de emergencia para poder comprar un repuesto, papelería, pagar una factura de energía, agua, luz eléctrica, etc. En este caso la cajera pide la autorización respectiva y da el dinero para comprar o pagar algo de la empresa y cuando ella hace su reporte hace mención a ese pago de documentos para cuadra su reporte y anexa el documento. Posteriormente contabilidad emite el cheque para reponer lo que la cajera pago.

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